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USCISによるForm I-9(就労資格の検証)の改訂版の発行

Form I-9(就労資格の検証)とはなんですか?

雇用主は、そのアメリカで雇用する各従業員について、その身分証明書と就労許可証を検証する必要があります。当該雇用主は、この検証をForm I-9(就労資格の検証)を使用して行う必要があります。この要件は、有料の農業関連の人材のリクルーター及び紹介者にも適用されます。

Form I-9手続きにおける現物確認の要件とはなんですか?

雇用主は、その従業員の就労資格を検証する際に、以下の要件を満たす必要があります。

  • COVID–19による国家緊急事態中に公表されたForm I–9手続きの柔軟な対応とは別に、雇用主は、最初の雇用日から3営業日以内に、その新規の従業員から提示された受け入れ可能な書類(Form I–9用の書類)リストに記載される書類または受け入れ可能な受領書について、その書類が真正でありそれを提示する当該個人に関するものであると合理的に見て判断されることを確実にするためにその現物を確認する必要があります。
  • 雇用主は、上記の書類の現物確認後、Form I–9のセクション2(Employer Review and Verification)を完成する必要があります。さらに、就労資格の再検証が必要な場合は、当該従業員または指定された個人は、継続的に有効な就労許可証または新規に付与された就労許可証を雇用主に提示する必要があります。
  • 雇用主が以前にForm I–9を完成した個人を再雇用する場合で、その就労資格の検証要件を遵守していた場合、当該雇用主は当初のForm I–9を検証することが認められます。
  • 当初のForm I–9に記載される再雇用された従業員の就労許可証が再雇用の時点で失効している場合、雇用主は就労資格の再検証を行う必要があります。
  • 雇用主は、Form I–9の手続き中に、市民権、移民法上の立場または国籍に基づく差別を行ってはなりません。
  • E-Verifyを使用する雇用主は、Form I–9のList Aのために従業員から提示された書類の写しを 保持する必要があります[2]
  • 雇用主が従業員のForm I–9に関する書類をE-Verifyの要件に関わりのない理由により保持する場合、当該雇用主は当該書類をそのすべての従業員について保持する必要があります。この要件は、その従業員の実際のまたは想定される国籍、市民権または移民法上の立場に関わらず適用されます。この要件を遵守しない場合、当該雇用主は、差別禁止法に違反する恐れがあります。

USCISはForm I-9にどのような変更を加えましたか?

USCISは2023年7月にForm I-9の改訂版を公表しました。この改訂版は、Form I-9とそのインストラクションに関する以下の大きな変更を含んでいます。

Form I-9の改訂

  • セクション1と2を片面ページに縮小
  • セクション1の書類作成者・翻訳者の箇所を別々の独立した添付書類(Supplement A)へ移動
  • セクション3の就労資格の再検証及び再雇用の箇所を別々の独立した添付書類(Supplement B)へ移動
  • セクション1における「alien authorized to work」の使用を除去。当該文言を「noncitizen authorized to work」に変更。「noncitizen national」と「noncitizen authorized to work」の違いの明確化
  • 当該フォームがタブレットや携帯から記入可能であることの保証
  • 当該フォームが簡単にダウンロードできるよう一定の機能を除去
  • Form I–9手続きにおける差別の回避方法を説明するForm I–9の冒頭の記載の改訂
  • 受け入れ可能な書類リストのページを一定の受け入れ可能な受領書を含むよう改訂。就労許可証の自動的延長に関する情報に関するガイダンスとリンクを同ページへ追加
  • 現物確認ではなく 米国国土安全保障省が承認する代替手続き により当該手続きが認められる雇用主がForm I–9に関する従業員の書類を検証する場合、当該雇用主がチェックする必要のあるチェックボックスの追加

Form I-9のインストラクションの改訂

  • インストラクションの長さを15ページから8ページに削減
  • Form I-9手続きにおいて主要な役割を果たす参加者の定義の追加
  • 当該フォームのセクションを完成するためにその手続きの参加者がそれぞれ取る必要のある手順の合理化
  • Form I–9に関する書類を代替手続きにより検証することを選択した雇用主のための新しいチェックボックスの使用についてのインストラクションの追加
  • 略語表の削除とM–274(雇用主のためのハンドブック:Form I–9作成のガイダンス)への移動

Form I-9の改訂版に加えられた米国国土安全保障省が承認する代替手続きとはなんですか?

雇用主またはその権限を与えられた代表者は、原則として、従業員が提示する各書類の原本の現物確認を行う必要があります。これは、当該書類が合理的に見て真正でありその書類を提示した個人に関連する書類であると判断するためのものです。

もっとも、2023年8月1日以降、一定の雇用主は、受け入れ可能な書類の現物確認を要求しない代替手続きを利用することが可能となります。現物確認を要求しない代わりに、この代替手続きには、少なくとも同等のレベルの安全性を確保するための要件が追加されています。

どの雇用主に当該代替手続きの利用が認められますか?

現在、この代替手続きは一定の適格雇用主にのみ利用が認められています。適格雇用主とは、 E-Verify,[3] の全ての要件を遵守するE-Verifyの参加者である雇用主のうち、さらに以下の全ての要件を満たす雇用主を指します。

  • 代替手続きを利用するアメリカの全ての雇用場所に関し、E-Verifyに参加していること
  • E-Verifyプログラムの全ての要件を遵守すること(アメリカでの新規雇用の従業員の就労資格の検証等)
  • 代替手続きを利用する間、E-Verifyの要件を遵守するE-Verifyの参加者であり続けること

雇用主はどのように代替手続きを行いますか?

代替手続きの利用を選択する適格雇用主(または第三者のベンダー等、当該雇用主を代表して行動する権限のある代表者)は、その従業員の雇用の初日から3営業日以内に、以下の手続きを行う必要があります。

  • 最初に、Form I–9に関する書類または受け入れ可能な受領書の写し(表面と裏面)を、当該提示された書類が合理的に見て真正であることを確実にするために検証すること
  • 次に、当該書類が合理的に見て真正であり当該個人に関連する書類であることを確実にするために、当該書類を提示する個人とライブのビデオ対話を実施すること
  • 対応するチェックボックスを完成することにより、セクション2の完成のためまたは就労資格の再検証のための書類の検証について雇用主が代替手続きを利用したことをForm I–9上に示すこと
  • 適用法を遵守する形で、当該書類(表面と裏面)の明確で解読可能な写しを保持すること
  • 最後に、関連する連邦政府機関からForm I–9手続きに関する監査または調査が入った場合、その従業員の就労資格の検証手続きに関連して従業員から提示された身分証明書及び就労許可証の明確で解読可能な写しを利用可能にすること

COVID–19に基づく柔軟な対応のもとリモートで検証されたForm I–9に関する書類の現物確認の要件について、適格雇用主は代替手続きを利用することでこの要件を満たすことはできますか?

COVID–19に基づく柔軟な対応のもとリモートで検証されたForm I–9に関する書類について、適格雇用主は、以下の全ての要件を満たす場合に、その現物確認の要件を代替手続きを利用することにより満たすことができます。

  • COVID–19に基づく柔軟な対応が認められていた期間中、セクション2または就労資格の再検証のためにForm I–9に関する書類のリモートでの検証を行った際に、雇用主がE-Verifyに参加していたこと
  • 当該従業員のためにE-Verify上のケースを作成したこと(就労資格の再検証の場合を除く)
  • 当該リモートでの書類の検証を2020年3月20日から2023年7月31日までの間に行ったこと

他方、COVID–19に基づく柔軟な対応が認められていた2020年3月20日から2023年7月31日までの間に従業員の書類のリモートによる検証を当初行った際にE-Verifyに参加していなかった雇用主は、当該従業員のForm I–9に関する書類をその従業員の面前で現物確認する必要があります。以前に公表された通り、当該雇用主は、2023年8月30日までにこの現物確認を完了している必要があります。

適格雇用主は代替手続きを一部の従業員に対してのみ利用することができますか?

適格雇用主は代替手続きを利用する必要はありません。もっとも、代替手続きの利用をE-Verifyに登録される雇用場所で一定の従業員にオファーすることを選択した場合、雇用主は、当該雇用場所の全ての従業員に対し一貫して当該オファーを行う必要があります。

この場合であっても、適格雇用主は、代替手続きのオファーをリモートで働く従業員に対してのみ行うことを選択することができます。当該雇用主は、書類の現物確認手続きを、オンサイトまたはハイブリッドの形式で働く全ての従業員に対し引き続き適用することができます。もっとも、当該雇用主は、そのような慣行を差別的な目的で行ったり、またはその従業員の保護された特徴に基づき当該従業員を他と異なる形で取り扱ったりすることを行ってはなりません。

従業員が代替手続きの利用を望まない場合はどうなりますか?

従業員によっては、代替手続きよりも書類の現物確認手続きの方を希望する場合があります。また従業員によっては、代替手続きによる書類の提出が不可能であったり、またはその提出を希望しない場合もあります。このような場合、適格雇用主は、当該従業員に対し、現物確認のための書類の提出を認めなければなりません。

代替手続きの元での書類の保持要件はどのようなものですか?

代替手続きの利用を選択する雇用主は、一般的な書類の保持要件に加え、 Form I-9手続きのために従業員から提出された全ての書類の明確で解読可能な写しを保持する必要があります。

Form I-9の改訂版はいつ発効しますか?

雇用主は、2023年8月1日以降、Form I-9の改訂版(改訂日が「Rev. 08/01/23」であるもの)を使用することが推奨されます。もっとも、雇用主は、2023年10月31日までの間は、なお以前のバージョンのForm I-9(「Rev. 10/21/19」)を使用を続けることが認められています。2023年11月1日以降に改訂版を使用しなかった雇用主は、米国移民国籍法に基づき適用される全ての罰則の対象となる恐れがあります。

雇用主は改訂版のForm I-9を現存する全ての従業員について完成する必要がありますか?

雇用主は、適切に完成されたForm I-9の記録が存在する現存の従業員について、改訂版のForm I-9(Rev. 08/01/23)を完成する必要はありません。もっとも、2023年10月31日より後に就労資格の再検証を行う場合は、当該雇用主は改訂版のForm I-9を完成する必要があります。

雇用主はForm I-9をどのくらいの期間保持する必要がありますか?

雇用主は、当該従業員の雇用期間中及びその雇用の終了後要求される所定の期間、Form I-9を保持する必要があります。要求される所定の保持期間は、雇用から3年間または雇用の終了から1年間のうち、いずれか遅い方となります。

さらに、雇用主は、政府機関からのリクエストに際し、その従業員のForm I-9を利用可能にする必要があります。米国国土安全保障省、米司法省の公民権課の移民及び従業員の権利に関するセクション、及び米労働省がこの政府機関にあたります。

最後に、雇用主がForm I–9を適切に完成及び保持しなかった場合、当該雇用主は民事罰及び場合によっては刑事罰の対象となる場合があります。

USCISによる公表 は、雇用主が上記の代替手続きに参加するためのチャートを掲載しています。代替手続きの詳細については、右記のリンクからご参照ください こちらのリンクForm I-9の改訂版とインストラクションについては、右記のリンクから入手可能です こちらのリンク.

免責事項


[1] 例:, 賃金その他の報酬がその対価となる雇用の初日。

[2] 現在、従業員が提示する書類の現物確認を行なっている雇用主は、当該書類の写しを作成し保持することを選択することができます。

[3] E-Verifyは、雇用主がその従業員の就労資格を電子的に確証するウェブベースのシステムです。社会保障局とUSCISがこのE-Verifyシステムを管理しています。 

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